高校档案归档管理办法

第一章 总则

第一条 为加强和规范高校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据国家有关法律法规和政策，结合高校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于所有在校师生员工、校友及各类机构与个人，涉及档案的收集、整理、保管、利用和移交等各个环节。

第三条 高校档案是指在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等形式的历史记录。

第二章 档案管理机构与职责

第四条 高校应设立专门的档案管理部门，负责全校档案工作的规划、指导和监督。

第五条 档案管理部门的主要职责包括：

1. 制定并实施档案管理制度；

2. 收集、整理各类档案材料；

3. 保管好各类档案资料；

4. 提供档案利用服务；

5. 开展档案宣传教育工作；

6. 负责与其他单位或个人进行档案交接工作。

第三章 档案归档范围与要求

第六条 档案归档范围包括但不限于以下内容：

1. 教学文件：课程大纲、教材讲义、教学计划等；

2. 科研文件：科研项目申请书、实验记录本等；

3. 管理文件：规章制度文本、会议记录等；

4. 学生学业文件：成绩单、学位论文等；

5. 校友资料：校友名录等。

第七条 归档材料应当真实可靠，字迹清晰，格式规范。电子文件需符合国家有关标准和技术规范。

第四章 档案收集与整理

第八条 各部门应指定专人负责本部门的文件材料收集工作，并定期向档案管理部门移交。

第九条 档案管理部门应对收集到的文件材料进行分类编号，并按照规定标准进行整理加工。

第五章 档案保管与安全

第十条 档案保管场所应具备防火、防潮、防虫等功能，确保档案安全存放。

第十一条 对于重要或珍贵的档案资料应采取特殊保护措施，防止损坏或丢失。

第六章 档案利用与开放

第十二条 档案管理部门应建立健全查阅利用制度，为师生员工提供便捷的服务渠道。

第十三条 对于涉及个人隐私或商业秘密的档案资料，在未获得相关权利人同意前不得对外